Sicurezza e dati
Parte di Strumenti di collaborazione
Verificare permessi per collaboratori esterni
Come provare gli accessi di un collaboratore esterno a conversazioni, file e canali, inclusi permessi diretti e revoca.
Per verificare i permessi di un collaboratore esterno, definite prima che cosa deve fare. Poi provate con un account esterno l'accesso allo spazio, ai file e alla riunione, un'azione che deve essere negata e la revoca. Controllate anche link e permessi concessi direttamente ai file: l'appartenenza a un canale non descrive da sola ogni accesso.
Preparare una matrice degli accessi
Per esempio, un consulente deve commentare una proposta senza vedere la cartella del reparto. Elencate gli oggetti necessari e separate lettura, commento, modifica, invito di altre persone e download. Preparate dati fittizi con una struttura di spazi e ruoli simile a quella prevista.
| Oggetto | Accesso previsto | Esito da verificare |
|---|---|---|
| Conversazione del progetto | Solo gli scambi pertinenti | L'esterno entra senza vedere conversazioni estranee |
| Bozza da rivedere | Commento o modifica, secondo l'incarico | L'azione consentita riesce e quella esclusa è rifiutata |
| Cartella del reparto | Nessuno | Un link diretto non apre file estranei |
| Riunione | Partecipazione prevista | L'invito non concede di per sé accesso ai file |
Stabilite quando riesaminare l'accesso: per esempio alla fine dell'incarico o quando cambia il lavoro assegnato.
Controllare spazio e file separatamente
In Microsoft Teams, un ospite e un partecipante esterno a un canale condiviso seguono modelli diversi. Quest'ultimo richiede impostazioni tra le organizzazioni coinvolte. Controllate anche le impostazioni di Teams e SharePoint che incidono sui file.
In Google Drive, controllate sia il ruolo sull'unità condivisa sia i permessi sul singolo file. Le restrizioni dell'unità possono bloccare una condivisione esterna già concessa.
In Slack Connect, verificate a quali canali la persona partecipa e chi può invitare altri membri.
Se un file condiviso nel canale resta custodito in un altro servizio, controllate i permessi anche lì.
Confronto tra piattaforme per gestione permessi collaboratori esterni
- Microsoft TeamsOspite vs. partecipante canale condiviso; controllare impostazioni tra organizzazioni, Teams e SharePoint
- Google DriveRuolo unità condivisa + permessi file singoli; restrizioni unità possono bloccare condivisione esterna
- Slack ConnectVerificare canali di partecipazione e chi può invitare membri esterni
Provare e revocare
Aprite lo spazio e il file con l'account di prova; tentate poi un file estraneo e un'azione non autorizzata. Quando serve, controllate anche ricerca, anteprima, link diretto e download. Registrate account, piano, impostazioni ed esito; una dimostrazione nel sistema del fornitore verifica solo quell'ambiente.
Per la revoca, rimuovete l'accesso allo spazio e ripetete i tentativi. Controllate inoltre permessi diretti e link sui file, gruppi e altre conversazioni pertinenti. La revoca dell'accesso online non ritira una copia già scaricata; decidete prima quali contenuti sia opportuno rendere scaricabili.
Chiudete la verifica con tre esiti per ciascun tentativo: consentito come previsto, negato come previsto o da correggere. Ripetetela se cambiano incarico, membri o impostazioni di condivisione.
