Project management
Parte di Introduzione di un nuovo SaaS
Misurare l'adozione attraverso attività utili
Come definire attività utili, leggere i limiti dei report e capire se il lavoro è passato davvero al nuovo SaaS.
Misurate l'adozione di un SaaS verificando se il lavoro per cui è stato introdotto viene completato nel nuovo sistema. Definite poche attività riconoscibili, stabilite quando erano attese e controllate il risultato ricevuto a valle. Account creati e accessi descrivono la disponibilità o l'uso, ma non bastano a dimostrare che il lavoro sia riuscito.
Definire il lavoro che conta
Scegliete l'esito prima del grafico. Per un servizio di gestione richieste, potrebbe contare una richiesta presa in carico e chiusa con un esito; per un sistema documentale, un documento approvato e ritrovabile. Sono esempi da adattare al processo, non indicatori validi per ogni SaaS.
Scrivete evento iniziale, evento finale, periodo, casi inclusi ed esclusi. Definite anche quante attività erano attese. Una persona abilitata che non ha ricevuto richieste nel periodo non dovrebbe essere classificata automaticamente come qualcuno che ha evitato il nuovo percorso.
| Segnale | Che cosa indica | Controllo necessario |
|---|---|---|
| Utenti abilitati | Chi può usare il servizio | Chi aveva lavoro da svolgere nel periodo |
| Utenti attivi secondo il prodotto | Chi ha compiuto le azioni previste dal report | Se quelle azioni coincidono con il compito utile |
| Attività completate | Casi nello stato scelto | Correttezza e ricezione dell'esito |
| Casi svolti fuori dal sistema | Parte del lavoro non trasferita | Motivo e responsabilità del passaggio |
Indicatori chiave per valutare l'adozione
- Utenti abilitati
- Chi può usare il servizio
- Utenti attivi (per prodotto)
- Azioni previste nei report Microsoft 365
- Attività completate
- Casi nello stato finale scelto
- Casi fuori dal sistema
- Lavoro non trasferito al SaaS
Leggere i limiti del report
Le etichette non hanno un significato universale. Nei report Microsoft 365, per esempio, la definizione di «utente attivo» varia per prodotto: per SharePoint può includere la visualizzazione di un file, mentre per Teams comprende attività di comunicazione. È una misura d'uso dei prodotti Microsoft, non la prova che un processo aziendale specifico sia concluso.
Per ogni numero annotate fonte, definizione, filtro, periodo, data di aggiornamento, popolazione e permessi necessari per consultarlo. Controllate se casi di prova, record importati o attività riaperte entrano nel conteggio. Se il SaaS non offre un report adatto, esaminate temporaneamente un campione definito e dichiarate ciò che il campione non copre.
Confrontare uso ed esito
Confrontate le attività attese con quelle entrate nel nuovo sistema. Poi aprite alcuni casi: il responsabile è visibile? Il destinatario ha ricevuto i dati necessari? Una chiusura registrata corrisponde a un esito comprensibile? Questo controllo aiuta a riconoscere il lavoro che avanza davvero.
Se un reparto usa poco il SaaS, chiedete quale lavoro aveva nel periodo e dove lo ha svolto. Le cause possono essere accessi mancanti, dati non pronti, regole poco chiare o attività che si presentano raramente. Raccogliete riscontri sia da chi opera sia da chi riceve il risultato.
Decidere un intervento e ricontrollare
Scegliete internamente quando una differenza richiede un controllo, senza presentare la soglia come standard di mercato. Se emergono casi senza responsabile, assegnateli; se i dati arrivano incompleti, correggete il passaggio; se un'eccezione non è compresa, aggiornate l'esercizio formativo. Registrate la modifica e rileggete lo stesso indicatore con la stessa definizione.
Un resoconto breve può riportare attività attese, attività completate, casi esclusi, problemi ricorrenti e decisione presa.
