Integrazioni
Parte di Introduzione di un nuovo SaaS
Preparare i dati prima della migrazione
Inventario, mappa dei campi, correzioni e campione di controllo: come preparare i dati prima di importarli in un nuovo SaaS.
Prima di migrare i dati in un nuovo SaaS, stabilite quali informazioni sono necessarie per le prime attività operative, chi ne verifica la correttezza e la loro destinazione. Un export corretto dal sistema attuale non basta. Per preparare l'importazione di prova occorrono un perimetro preciso, una mappatura dei campi e un campione con risultati previsti.
Separare i dati necessari dal resto
Fate l'inventario dei tipi di record, collegamenti, allegati, cronologia e campi personalizzati, se pertinenti. Per ogni gruppo specificate quantità, referente e utilizzo previsto. Separate i dati necessari all'avvio da quelli che possono essere importati in seguito e da quelli ancora senza decisione.
Non cancellate un archivio solo perché non verrà importato immediatamente. Stabilite come consultarlo nel periodo intermedio e chi può modificarlo. Se include dati personali, coinvolgete il referente competente per valutare finalità, necessità, accuratezza e diritti di accesso. La decisione tecnica su quali record trasferire non sostituisce questa analisi.
Mappare campi e relazioni
Per ogni dato da trasferire, indicate origine, destinazione, formato e regola di trasformazione. Per la riconciliazione dei record, mantenete un riferimento all'ID di origine. Gestite esplicitamente valori nulli, codici obsoleti, caratteri accentati e date ambigue. Fate verificare agli utenti finali che campi e relazioni siano chiari.
Caso / Decisione da documentare
- Due record sembrano uguali
- Chi stabilisce se sono duplicati o casi distinti?
- Un campo non esiste nella destinazione
- Si trasforma, si conserva altrove o si esclude?
- Un allegato non segue il record
- Come si ritrova e chi può aprirlo?
- Un codice cambia significato
- Chi approva la corrispondenza?
Contenuti, identità e autorizzazioni potrebbero necessitare di verifiche distinte. Controllate quali dati lo strumento di importazione può gestire e quali invece richiedono un processo autonomo.
Decisioni da documentare durante la mappatura dei dati
- Due record sembrano uguali
- Chi stabilisce se sono duplicati o entità distinte?
- Un campo non esiste nella destinazione
- Si trasforma, si conserva altrove o si esclude?
- Un allegato non segue il record
- Come si ritrova e chi può aprirlo?
- Un codice cambia significato
- Chi approva la nuova corrispondenza?
Correggere gli errori senza fondere casi incerti
Identificate ID mancanti, riferimenti non validi, campi obbligatori vuoti e potenziali duplicati. I casi dubbi vanno risolti da chi conosce i dati: due società con nomi simili potrebbero essere entità distinte. Documentate se le correzioni vengono applicate nel sistema sorgente o durante la trasformazione, in modo da non perdere il lavoro in caso di test ripetuto.
Se il sistema di origine resta in uso, stabilite il momento dell'estrazione e come rilevare le modifiche successive. Verificate anche chi può ancora inserire o modificare record nel sistema legacy durante la transizione.
Indicatori chiave per la preparazione dei dati
- Numero di record con ID mancanti
- Da identificare e correggere prima dell'importazione
- Percentuale di riferimenti non validi
- Da monitorare durante la fase di pulizia
- Casi dubbi da risolvere con esperti
- Non devono essere fusi automaticamente
- Record con campi obbligatori vuoti
- Da correggere nel sistema sorgente o durante la trasformazione
Preparare e leggere un campione
Selezionate record che coprano sia il caso normale sia le eccezioni significative: valori mancanti, allegati, relazioni tra record, caratteri accentati. Definite in anticipo il numero atteso di record, i collegamenti da preservare e le azioni che l'utente dovrà eseguire nel nuovo SaaS.
Dopo aver importato il campione, confrontate separatamente i record attesi, importati, respinti e scartati. Aprite i casi con le autorizzazioni del ruolo target. Un conteggio identico può celare collegamenti errati; assegnate ogni discrepanza a un responsabile e ripetete la verifica dopo la correzione. Solo a questo punto definite l'ambito della migrazione finale.
