Costi e contratti
Parte di Cambiare fornitore SaaS
Decidere quando archiviare il vecchio sistema
Criteri per decidere se il vecchio SaaS può essere ritirato: casi aperti, archivio consultabile, accessi e condizioni di disattivazione.
Ritirate il vecchio SaaS solo quando il lavoro corrente ha un altro percorso e le informazioni da conservare sono accessibili in un archivio utilizzabile. La data di disdetta non dimostra nessuna condizione. Prima di autorizzarla, esaminate casi, dati e accessi rimasti nel vecchio ambiente.
Separare lavoro corrente e archivio
Elencate i casi ancora aperti e fate indicare al responsabile dove saranno conclusi. Individuate poi le informazioni storiche da consultare: record, allegati, decisioni e riferimenti tra documenti. Stabilite per quali finalità occorre conservarle e chi potrà accedervi. Le durate e le eventuali regole applicabili vanno valutate per categoria con i referenti competenti, senza assegnare un termine unico a tutto l’archivio.
Condizione / Evidenza utile
- Lavoro essenziale assegnato altrove
- Elenco dei casi chiusi o affidati a un altro percorso
- Dati necessari recuperati
- Inventario ed estrazione finale controllata
- Consultazione possibile
- Campione aperto fuori dal vecchio SaaS da una persona autorizzata
- Accessi definiti
- Responsabile dell’archivio e persone abilitate
- Fine del rapporto chiarita
- Istruzioni e condizioni applicabili alla restituzione o cancellazione
Verificare l’archivio nell’uso previsto
Un file compresso su disco non basta. Fate cercare a una persona che non ha eseguito l’estrazione un caso, il relativo allegato e la data pertinente. Se servono strumenti o istruzioni per leggere i file, conservateli con l’archivio e assegnatene la gestione. Controllate anche categorie escluse dall’esportazione e percorsi separati di recupero.
Le istruzioni Atlassian per il backup dei dati dell’organizzazione, ad esempio, indicano esportazioni distinte per alcune categorie e dichiarano che gli avvisi di Guard Detect non sono attualmente esportabili. Verificate quali categorie contano nel vostro caso e quale prova di recupero è possibile.
Categorie di dati esportabili vs. non esportabili (Atlassian)
- Esportabili
- Documenti, messaggi, issue, attività, metadati
- Non esportabili
- Avvisi di Guard Detect (secondo Atlassian)
Autorizzare la disattivazione
Verificate gli effetti della disattivazione sulla sottoscrizione concreta prima di perdere l’accesso. Atlassian raccomanda di eseguire il backup dei dati da conservare prima di eliminare l’organizzazione.
Queste regole non valgono per altri fornitori. Una finestra di conservazione non va trattata come garanzia di accesso operativo.
Il referente competente valuti la scelta e la gestione dell’archivio mantenuto dall’impresa.
Registrate data e perimetro dell’estrazione finale, categorie escluse, esito della prova di consultazione, casi ancora aperti, responsabile dell’archivio e decisione sulla disattivazione. Se manca un elemento indispensabile, assegnate un percorso alternativo verificabile prima di ritirare l’accesso necessario.
