Pianificare un periodo di sovrapposizione

Il periodo in cui vecchio e nuovo SaaS restano disponibili serve a spostare il lavoro senza lasciare casi senza responsabile. Pianificatelo con una data di inizio per i nuovi casi, una regola per quelli già aperti e condizioni verificabili per smettere di usare il vecchio servizio. La durata dipende dal lavoro e dalle condizioni contrattuali effettive.

Fissare il confine tra i due sistemi

Indicate da quale momento le nuove attività entrano nel nuovo SaaS e comunicate la regola a chi le crea e a chi le riceve. Per i casi già aperti scegliete se concluderli nel vecchio sistema o trasferirli con stato e responsabile. Potete applicare regole diverse a categorie diverse, purché ogni caso abbia un luogo di lavoro riconoscibile.

Tenete un elenco dei soli casi o gruppi che richiedono attenzione: identificativo, sistema in cui si lavora, responsabile e destinazione prevista. Evitate modifiche indipendenti allo stesso caso nei due ambienti. Se una modifica va riportata manualmente, assegnate chi la esegue e chi ne controlla l’esito.

Stabilire una finestra sostenibile

Stimate il tempo per completare o trasferire i casi aperti, verificare le differenze e rendere utilizzabile l’archivio. Confrontate questa stima con le date di rinnovo, disdetta e fine accesso del contratto concreto, oltre che con il costo del periodo in cui pagherete entrambi i servizi.

Chiedete al vecchio fornitore quale data limita davvero le operazioni necessarie; una durata di conservazione dei dati non garantisce accesso per continuare a lavorare.

Scrivete una data prevista di uscita e le condizioni che la rendono possibile: casi essenziali assegnati, dati necessari recuperati, accessi nel nuovo sistema pronti e collegamenti indispensabili verificati. Indicate chi può fermare l’estensione se una condizione critica manca.

Controllare e chiudere il periodo

Durante la finestra concordata cercate nuovi casi entrati nel sistema sbagliato, casi aperti rimasti senza aggiornamento e correzioni divergenti. Registrate le eccezioni che richiedono un intervento; non occorre duplicare ogni attività in un secondo registro.

Quando le condizioni sono soddisfatte, comunicate la data finale e impedite nuove modifiche nel vecchio ambiente secondo le funzioni disponibili. Se una categoria non è pronta, decidete se mantenerne temporaneamente l’accesso, con responsabile, costo e nuova verifica. Solo dopo preparate la disattivazione prevista dal contratto.