Cambiare fornitore SaaS

Per cambiare fornitore SaaS, decidete prima dove proseguirà il lavoro, quali dati dovranno seguirlo e quando potrete rinunciare all’accesso al vecchio servizio. La disdetta viene dopo queste verifiche: un nuovo account attivo non significa che i casi aperti siano gestibili o che la storia necessaria sia recuperabile.

Definire il passaggio

Individuate i processi interessati e separate i casi aperti dai dati storici. Per i primi servono stato, responsabile e prossimo passo nel sistema in cui saranno conclusi. Per i secondi può bastare un archivio consultabile, se non occorre importarli nel nuovo SaaS. Assegnate un responsabile del processo, uno dell’estrazione e una persona che accetti i dati nella destinazione.

Elencate anche i collegamenti con altri sistemi. Per ciascuno stabilite se deve essere sostituito, mantenuto temporaneamente o fermato. Controllate l’esito nel sistema destinatario: la presenza dei record nel nuovo SaaS non dimostra che i passaggi a valle funzionino.

Verificare le condizioni di uscita

Leggete contratto, piano e istruzioni del servizio in uso. Chiarite chi può esportare, quali categorie richiedono procedure separate, quando termina l’accesso operativo e quali prestazioni di assistenza sono previste. Fate riferire le risposte alla vostra sottoscrizione.

Se il vecchio fornitore tratta dati personali per conto dell’impresa, coinvolgete il referente privacy nelle istruzioni di fine rapporto. Concordate nel rapporto concreto come gestire i dati alla chiusura. Una copia tecnica presso il fornitore non sostituisce un archivio che l’impresa possa consultare.

Pianificare la finestra di passaggio

Per i servizi di trattamento dei dati che rientrano nel suo ambito, il capo VI del Regolamento UE 2023/2854, il Data Act, si applica dal 12 settembre 2025. L’ambito comprende anche i servizi SaaS. Il passaggio va quindi pianificato verificando gli obblighi pertinenti alla sottoscrizione, non basandosi soltanto su una prassi interna.

L’articolo 25 prevede una fase di preavviso avviata dalla comunicazione del cliente al fornitore. Il termine massimo è di due mesi, mentre il contratto può stabilire un termine più breve. Durante il preavviso il fornitore deve garantire la continuità operativa, prestare assistenza ragionevole al cliente e ai terzi autorizzati e comunicare i rischi noti che potrebbero compromettere il servizio.

Alla scadenza del preavviso segue un periodo transitorio obbligatorio, della durata massima di 30 giorni di calendario, nel quale deve avvenire il trasferimento effettivo. Inserite queste fasi nel calendario del passaggio e fate coincidere la data di ritiro con le verifiche operative già previste: il termine legale non sostituisce il controllo che il lavoro possa proseguire nella destinazione.

Fasi chiave del cambio fornitore SaaS secondo il Data Act

Distinguere gli obblighi dalla pianificazione interna

Per i contratti cloud già in essere non è previsto un regime transitorio per il capo VI del Data Act: gli obblighi previsti da questo capo riguardano anche gli accordi sottoscritti prima del 12 settembre 2025. Verificate quindi le condizioni applicabili al vostro rapporto e conservate le comunicazioni con cui avviate il passaggio.

Il Data Act prevede l’abolizione delle tariffe di uscita entro il 12 gennaio 2027. Non trasformate questa data in una stima automatica dei costi del vostro caso: per decidere quando ritirare il vecchio servizio, distinguete la pianificazione operativa dalle condizioni economiche effettivamente applicabili alla sottoscrizione.

Obblighi del Data Act vs. prassi interna nel cambio fornitore SaaS

Provare e avviare il nuovo percorso

Trasferite un insieme limitato di casi con risultati attesi già scritti. Fate controllare record, allegati, relazioni e permessi a chi svolgerà il lavoro. Registrate ciò che è riuscito, ciò che richiede un passaggio manuale e ciò che resta bloccato. Estendete il trasferimento solo per le categorie verificate.

Fissate poi dove entrano i nuovi casi e dove si concludono quelli già aperti. Durante la sovrapposizione, ogni caso deve avere un luogo di lavoro e una persona responsabile. Se due sistemi contengono lo stesso dato, indicate dove si corregge la versione valida e chi controlla l’eventuale riporto della modifica.

Autorizzare il ritiro

Prima della disdetta, identificate l’estrazione finale con data e perimetro e aprite un campione fuori dal vecchio servizio. Fate confermare dove si consulterà la storia e chi potrà accedervi. Chiudete con un resoconto breve: processi trasferiti, casi ancora aperti, dati archiviati, differenze accettate, collegamenti da fermare e accessi da revocare. Se un elemento indispensabile manca, assegnate la correzione e rinviate il ritiro della parte interessata.

Conservare una copia utilizzabile

Se il servizio comprende archivi e allegati, controllate separatamente che cosa è stato esportato e che cosa si riesce davvero a consultare fuori dal vecchio account. Per esempio, Atlassian indica che Jira e Confluence hanno spazi di archiviazione distinti per ciascuna applicazione e istanza, usati principalmente per gli allegati. La presenza di un’esportazione dei record non basta quindi a dimostrare che anche i file siano disponibili.

Per Jira e Confluence, un amministratore del sito può verificare lo spazio usato e quello residuo nelle impostazioni del sito. Se viene raggiunto il limite di archiviazione, alcune azioni possono essere limitate finché non si libera spazio o si passa a un piano superiore; Atlassian specifica che i dati archiviati non vengono rimossi per questo motivo. Valutate un backup prima di eliminare contenuti per liberare spazio.

Processo di esportazione e verifica dei dati da Atlassian (Jira/Confluence)

Considerare le indicazioni sulla portabilità

Per i servizi SaaS e IaaS esistono codici di condotta SWIPO sulla portabilità dei dati. Il gruppo SWIPO, promosso dalla Commissione europea, li ha elaborati come strumenti volontari per fornire indicazioni sull’applicazione dell’articolo 6 del regolamento sulla libera circolazione dei dati non personali.

Indicazioni sulla portabilità dei dati SaaS/IaaS (SWIPO)