Gestire autorizzazioni per i fornitori

Gestire le autorizzazioni dei fornitori richiede tre scelte: chi approva l'anagrafica, per quali acquisti si può usare il fornitore e quali contatti accedono ai documenti. L'approvazione dell'anagrafica non abilita automaticamente la collaborazione.

Decidere chi approva il fornitore

Definite le informazioni necessarie per proporre un fornitore e chi le verifica prima del primo ordine. Il richiedente spiega l'esigenza; acquisti e amministrazione controllano i dati. Chiedete se il software distingue proposta, richiesta di integrazione, approvazione e rifiuto, e se conserva la motivazione.

In Dynamics 365 Supply Chain Management, il contatto di un potenziale fornitore riceve un accesso limitato per compilare la registrazione. La richiesta passa in revisione; dopo l'approvazione si crea l'anagrafica e si decide se il contatto mantiene l'accesso per collaborare.

È un esempio di prodotto, non una procedura obbligatoria per ogni impresa. Nella demo fate restituire una richiesta incompleta e verificate chi può correggerla.

Limitare l'uso negli acquisti

Decidete se l'autorizzazione vale per tutti gli acquisti o solo per categorie, società o sedi definite. Provate a selezionare un fornitore non autorizzato in un ordine di prova. Stabilite l'esito desiderato: blocco, avviso o eccezione da approvare. Verificate cosa accade agli ordini aperti se l'autorizzazione viene sospesa.

La possibilità di selezionare un fornitore non sostituisce il controllo dei suoi dati. Chiedete chi può modificare i riferimenti di contatto o i dati usati dall'amministrazione e chi esamina la modifica. Usate dati inventati nella demo.

Gestire gli accessi dei contatti esterni

Se il prodotto offre collaborazione con i fornitori, predisponete due profili di prova: un contatto che risponde agli ordini e uno che gestisce gli utenti dell'impresa fornitrice. Mostrate gli stessi documenti con entrambi. Verificate cosa possono vedere, se possono aggiungere contatti e come vengono modificati i ruoli.

La documentazione Microsoft distingue ruoli esterni e richieste per creare, modificare o disattivare utenti. Specifica anche che i permessi vanno configurati con attenzione.

Nella soluzione valutata controllate ruoli, società interessate e accesso effettivo. Revocate l'accesso a un contatto di prova e ripetete il tentativo di ingresso. Se il contatto opera per più società, verificate la revoca per ciascuna.

Registrate decisione, responsabile, ambito dell'autorizzazione e risultato della prova. Sarà più facile distinguere una regola aziendale ancora da definire da una funzione assente nel prodotto.

Controllo degli accessi esterni: due profili di prova