Costi e contratti
Parte di Software per acquisti e fornitori
Verificare controlli sul budget
Come provare disponibilità, impegni, blocchi ed eccezioni di budget durante richieste e ordini di acquisto.
Per verificare i controlli sul budget in un software acquisti, chiarite quale disponibilità viene calcolata, quando scatta il controllo e chi può superare il limite. Seguite la stessa spesa dalla richiesta all'ordine: la demo deve mostrare come cambiano gli importi impegnati, senza conteggi doppi o vuoti.
Definire la regola
Con il responsabile del budget scegliete un centro di costo, una categoria di spesa e un periodo. Stabilite se il limite si applica alla singola riga, all'intera richiesta o a più reparti insieme. Annotate quali documenti devono ridurre la disponibilità: una richiesta in bozza, una approvata, un ordine aperto e una spesa registrata rappresentano stati diversi.
Dynamics 365 Finance documenta controlli configurabili per periodo, dimensioni finanziarie, documenti inclusi e calcolo dei fondi disponibili. Le autorizzazioni e le soglie possono determinare se il sistema blocca l'operazione o consente a determinati utenti di proseguire. Questo esempio non descrive il comportamento degli altri prodotti né quello di una specifica installazione.
Parametri chiave del controllo budget
- Centro di costo
- Selezionato dal responsabile del budget
- Categoria di spesa
- Definita in configurazione
- Periodo di riferimento
- Configurabile per periodo fiscale
- Tipo di controllo
- Per riga, per richiesta o per reparto
Provare gli effetti su richieste e ordini
Usate importi fittizi e scrivete l'esito atteso prima della demo. Per esempio, impostate un budget di prova di 1.000 euro, inserite una richiesta di 700 euro e poi una di 400 euro. Le cifre rendono visibile il controllo; non sono soglie consigliate.
- Inserite la prima richiesta e osservate se incide sulla disponibilità già in bozza o solo dopo l'approvazione.
- Inserite la seconda e annotate disponibilità, messaggio e ruolo che può proseguire.
- Trasformate la prima richiesta in ordine e controllate come cambia l'importo impegnato.
- Riducete o annullate l'ordine e verificate quando la disponibilità viene aggiornata.
Se dividere una spesa fra centri di costo è normale per l'impresa, ripetete la prova con quella ripartizione.
Verificare le eccezioni
Un avviso che permette di continuare non equivale a un blocco. Chiedete chi può autorizzare uno sforamento, se deve motivarlo e dove resta visibile la decisione. Modificate anche un ordine dopo l'approvazione e verificate se il nuovo importo viene controllato. Per correzioni retroattive o periodi chiusi, definite prima con l'amministrazione il risultato atteso.
Nel resoconto della prova riportate regola, stato del documento, disponibilità prima e dopo, messaggio e persona che ha potuto proseguire. Un importo mostrato senza componenti ricostruibili rende difficile verificare il controllo.
