Costi e contratti
Parte di Software amministrativo
Confrontare fatturazione e contabilità: funzioni, differenze
Come distinguere le funzioni di fatturazione dal lavoro contabile e verificare il passaggio dei dati al consulente.
La fatturazione gestisce le fatture attive emesse ai clienti e quelle passive ricevute dai fornitori. La contabilità aggiunge la verifica dei documenti, la loro registrazione e archiviazione: emettere una fattura, seguirne l’esito e segnare un incasso non prova che le scritture siano state controllate.
Seguire una vendita e un acquisto
Nella vendita, fatturare significa predisporre ed emettere il documento al cliente: la fattura attiva indica quanto è dovuto e in genere genera un credito. Nell’acquisto, la fattura passiva arriva dal fornitore e genera un debito e un costo; la verifica controlla che sia corretta e coerente con beni o servizi acquistati, prima della contabilizzazione.
La fatturazione segue il documento e il suo invio; lo SdI controlla e instrada la fattura, ma non sostituisce la verifica amministrativa dell’operazione. La contabilità registra e archivia i documenti e può comprendere il controllo di scritture, rettifiche e prospetti.
Seguite due operazioni: per la vendita, preparazione, invio, esito dello SdI e incasso; per l’acquisto, ricezione, verifica, classificazione e pagamento. Chiedete di collegare documento, eventuale nota di variazione, registrazione e saldo ancora aperto, includendo i passaggi svolti in fogli esterni.
Chiedete quali scritture e prospetti produce il modulo chiamato «contabilità» e quali dati trasferisce il modulo di fatturazione: così distinguete gli output documentali dalle registrazioni e dai controlli contabili.
Fatturazione vs Contabilità: funzioni principali
- FatturazioneEmissione e ricezione di fatture, invio allo SdI, verifica dell'esito, gestione dei pagamenti. Inclusa la registrazione degli incassi e dei pagamenti.
- ContabilitàVerifica della correttezza delle fatture, registrazione contabile, produzione di scritture, rettifiche e prospetti contabili. Include il controllo di coerenza tra documenti e operazioni.
Scegliere il perimetro necessario
Il perimetro di fatturazione riguarda emissione e ricezione dei documenti e, se gestiti nel sistema, esiti e pagamenti. Il perimetro contabile riguarda la verifica e registrazione dei documenti e la produzione di scritture, rettifiche e prospetti: chiedete chi, tra impresa, software e consulente, svolge ciascun passaggio.
| Perimetro | Verifica utile |
|---|---|
| Fatturazione gestita in azienda, contabilità allo studio | Il consulente riceve documenti, esiti e dati nel formato concordato? |
| Fatturazione e controllo dei pagamenti in azienda | Pagamenti parziali e differenze restano visibili? |
| Contabilità tenuta anche in azienda | Il referente interno e il consulente possono esaminare scritture, rettifiche e prospetti? |
Sono modi di organizzare il lavoro, non funzioni garantite dal nome di un piano commerciale. Fate definire al consulente quali dati e controlli servono all’impresa.
Chiarire il passaggio allo studio
Per ogni attività annotate chi la svolge, quale dato passa allo studio, chi segnala un errore e chi lo corregge. Includete una fattura scartata dallo SdI e chiedete come viene individuata e distinta dal documento corretto.
Verificate a parte la conservazione: scaricare una fattura non chiarisce quale servizio conservi i documenti, quali acquisisca e come siano recuperabili. Una soluzione di fatturazione può bastare quando il passaggio allo studio è completo e verificabile; la contabilità interna richiede anche persone e procedure capaci di controllare le registrazioni.
Per il bollo, l’articolo 6 del Dm 17 giugno 2014 disciplina l’annotazione sulle fatture elettroniche e le modalità di versamento, che può avvenire con F24.
Normative di riferimento per la fatturazione elettronica in Italia
- Legge sul bolloArticolo 6 del Decreto del Ministro dell’Economia 17 giugno 2014
- Sistema di Interscambio (SdI)Obbligo per soggetti IVA dal 2019; gestisce l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche
