Costi e contratti SaaS

Per valutare un SaaS, confrontate la spesa necessaria a svolgere lo stesso lavoro, non soltanto il canone. Considerate licenze, consumi, messa in servizio, assistenza e condizioni di rinnovo e uscita. Fate confermare le voci che incidono sulla vostra offerta.

Costruire un costo confrontabile

Scegliete un periodo comune, per esempio i primi dodici mesi. Stimate un uso ordinario, una crescita plausibile e un mese di punta. Per ciascuna offerta distinguete importi confermati, stime e voci ancora da quotare.

Nel prezzo per utente conta anche la regola di conteggio. Nelle condizioni cloud pubblicate da Atlassian, l'accesso al prodotto rende un utente fatturabile; per gli abbonamenti soggetti al suo modello Maximum Quantity Billing, rimuovere un posto durante il ciclo non riduce l'addebito di quel ciclo.

Sono condizioni dei prodotti interessati, non una regola generale del SaaS. Chiedete al vostro fornitore come tratta inviti, cambi di ruolo e riduzioni degli accessi.

Per un prezzo a consumo, precisate che cosa costituisce un'unità fatturabile e chiedete se sono previsti minimi, quantità incluse, eccedenze e avvisi.

Un canone fisso può convivere con componenti a consumo: simulate i vostri volumi prima di confrontarlo con un prezzo per utente.

Fasi per costruire un costo confrontabile di SaaS

Valutare il costo sull’intero ciclo di vita

Il costo complessivo non coincide con la somma delle fatture: includete anche gli oneri indiretti che l’azienda sostiene per utilizzare il servizio. Le Linee guida italiane sul TCO per le pubbliche amministrazioni indicano, tra gli elementi da considerare, personalizzazione, manutenzione correttiva ed evolutiva e formazione del personale.

Non esiste una formula unica valida per ogni contesto. Usate però lo stesso perimetro per tutte le offerte e rendete visibili le spese non comprese nel canone.

Elementi chiave del TCO per PA (Italia)

Separare acquisto e messa in servizio

Elencate pulizia e importazione dei dati, configurazione dei ruoli, collegamenti con altri programmi, prove e formazione. Per ogni attività indicate chi la svolge, quale risultato deve consegnare e se il costo è incluso.

Distinguete poi le domande sull'uso, gli incidenti tecnici, le modifiche alla configurazione e il lavoro sulle integrazioni. Un tempo di prima risposta non promette la risoluzione entro lo stesso termine. Le offerte di supporto cloud Atlassian, per esempio, distinguono piani, orari e persone autorizzate ad aprire richieste.

Confrontare gli impegni di assistenza

Un livello di assistenza va confrontato considerando insieme orari, gravità dei problemi coperti, soggetti autorizzati ad aprire richieste e tempo di prima risposta. Per esempio, Atlassian indica per alcuni servizi cloud un supporto Standard 9/5 regionale, Premium 24/7 per problemi ad alto impatto ed Enterprise 24/7 per tutte le questioni tecniche.

Nella stessa offerta, il tempo iniziale di risposta per un’applicazione non disponibile è di 2 ore lavorative per Standard, 1 ora per Premium e 30 minuti per Enterprise. Per un degrado grave, i tempi indicati sono 6 ore lavorative per Standard, 2 ore per Premium e 2 ore per Enterprise: sono impegni di risposta iniziale, non tempi garantiti di risoluzione.

Confronto livelli di assistenza Atlassian (cloud)

Confronto livelli di assistenza Atlassian (cloud)

Confronto livelli di assistenza Atlassian (cloud)

Leggere il contratto insieme al preventivo

Prima della firma, controllate durata iniziale, rinnovo, variazioni di prezzo, modalità e termine della disdetta, riduzione degli utenti e cambio di piano. Preventivo, ordine e termini richiamati devono riferirsi alla stessa combinazione di prodotto, moduli e servizi. Se acquistate tramite un rivenditore, chiarite chi fattura e chi gestisce modifiche e assistenza.

Chiedete anche come recuperare dati e allegati: formati di esportazione, tempi, eventuale assistenza e accesso dopo la scadenza. Verificate inoltre come il contratto disciplina la protezione dei dati personali e gli obblighi previsti dal GDPR, le misure di sicurezza e la gestione degli aggiornamenti del servizio. Il Regolamento UE 2023/2854, noto come Data Act, detta disposizioni contrattuali su recesso, cambio di fornitore ed esportazione dei dati con decorrenza dal 12 settembre 2025.

Verifiche prima della firma del contratto SaaS

Verificare forma e clausole del contratto

Per un contratto concluso online, il D.Lgs. 70/2003 prevede che il fornitore comunichi la propria identità e le modalità di conclusione, consenta di salvare e riprodurre il testo e confermi l’ordine senza ingiustificato ritardo. Tra imprese, alcuni di questi obblighi possono essere derogati per accordo.

Nelle condizioni generali tra imprese, limitazioni di responsabilità e tacito rinnovo rientrano tra le clausole che, secondo gli articoli 1341, comma 2, e 1342 del Codice civile, richiedono specifica approvazione scritta. Se l’accettazione avviene con un clic, la sua idoneità a soddisfare tale requisito è indicata come controversa: chiedete quindi come vengono approvate e registrate queste clausole.

Impatto delle clausole tacito rinnovo e limitazione responsabilità

Decidere con le differenze visibili

Riunite per ogni offerta il costo ordinario e quello di punta. Aggiungete la spesa iniziale, le voci non quotate e gli impegni contrattuali decisivi.