Costi e contratti
Parte di Software per risorse umane
Definire l’anagrafica del personale: campi e ruoli
Come progettare l'anagrafica del personale: scopo dei campi, fonte di riferimento, aggiornamenti, accessi ed esportazione.
Prima di configurare il software, definite i campi, lo scopo di ciascuno, la fonte di riferimento e chi inserisce, verifica e aggiorna il dato. Raccogliete solo le informazioni necessarie ai processi individuati e stabilite come gestire correzioni ed esportazioni.
Partire dagli usi dei dati
Distinguete i dati identificativi, quelli relativi al rapporto di lavoro, i recapiti e le informazioni usate per attività amministrative. Tra i campi da valutare rientrano nome, cognome, data di nascita, codice fiscale e residenza o domicilio; per il rapporto, mansione, tipo di contratto, IBAN e orario concordato. Non sono campi obbligatori in ogni situazione: includeteli solo se necessari a una finalità individuata.
Per ogni campo annotate la finalità, chi fornisce il dato, chi ne verifica la correttezza, dove viene usato e quale evento ne richiede l’aggiornamento. Per esempio, l’IBAN può servire all’accredito dello stipendio; numero di telefono ed e-mail aziendale possono essere usati per i contatti. Documenti come contratti, documenti identificativi e certificati vanno considerati separatamente e raccolti solo quando necessari.
| Campo da definire | Verifica utile |
|---|---|
| Identificativo interno | Rimane stabile se cambiano nome, reparto o sede? |
| Stato del rapporto | Ha una data di decorrenza comprensibile a HR e paghe? |
| Recapito | Chi può correggerlo e quali sistemi ricevono la modifica? |
| Allegato | Qual è la finalità, chi può aprirlo e quando serve ancora? |
La tabella è una traccia progettuale, non un elenco obbligatorio per ogni impresa. Evitate campi liberi che diventano depositi di dettagli personali: difficili da controllare, esportare e limitare per ruolo.
Applicate il principio di protezione dei dati fin dalla progettazione previsto dal GDPR: per ogni finalità trattate solo i dati necessari, limitando anche accessibilità e conservazione. Individuate inoltre la base giuridica appropriata e collegate il trattamento al registro delle attività di trattamento dell’organizzazione.
Stabilire la fonte di riferimento
Per i dati identificativi e i recapiti, potete stabilire che il dipendente li comunichi e che HR ne verifichi la correttezza e li registri. Per mansione e tipo di contratto, indicate HR come riferimento oppure il consulente del lavoro se è la figura incaricata di aggiornare il dato. Per l’IBAN, specificate chi lo comunica e chi controlla che sia quello da usare per l’accredito.
Per ogni campo nominate un responsabile delle modifiche e una fonte prevalente. Se due applicativi possono aggiornare lo stesso dato, definite quale valore fa fede e chi risolve le discordanti versioni.
Verificate le responsabilità anche con una variazione di reparto: il responsabile precedente perde la visibilità non più necessaria e il nuovo riceve solo le informazioni utili. Controllate scheda, ricerca, esportazione e report, perché i permessi della schermata principale potrebbero non valere anche per le altre funzioni.
Il GDPR richiede una base giuridica per il trattamento: tra quelle previste figurano l’esecuzione di un contratto e l’adempimento di un obbligo legale. Valutate la base appropriata per ciascuna finalità; il consenso, quando scelto, deve essere libero, informato, specifico e inequivocabile.
Principi GDPR applicabili alla gestione dell’anagrafica del personale
- Principio di minimizzazione dei dati
- Trattare solo informazioni necessarie al fine previsto
- Base giuridica valida
- Contratto o obbligo legale (non solo consenso)
- Tracciabilità delle modifiche
- Registrazione di chi, quando e perché ha modificato un dato
- Accessibilità limitata
- Solo i ruoli autorizzati possono accedere ai dati sensibili
Preparare correzioni e uscita
Stabilite quando aggiornare i dati variabili: per esempio, quando il dipendente comunica un nuovo recapito o quando cambia il rapporto di lavoro o il reparto. Definite chi riceve la comunicazione, chi verifica il dato e chi lo modifica; non applicate una frequenza uniforme a campi che cambiano per eventi diversi.
Per correggere un dato errato, definite un passaggio chiaro: segnalazione, verifica con la fonte di riferimento e modifica da parte del responsabile nominato. Chiedete al fornitore come gestire valori mancanti e correzioni e quali identificativi e date sono inclusi nell’esportazione.
Testate anche l’esportazione e il passaggio dei dati a un processo successivo, così da poter riconoscere il valore trasmesso. Per i rapporti cessati, definite quali informazioni restano consultabili, da chi e per quali finalità; valutate i tempi di conservazione per categoria di dati e finalità, senza applicare una durata uniforme a tutta la scheda.
La struttura è operativa quando chi gestisce il dato sa dove aggiornarlo e un altro operatore può individuare il valore trasmesso, la sua fonte e la responsabilità della modifica.
