Software per risorse umane

Per scegliere un software per risorse umane, partite dai passaggi che l'impresa deve gestire: dati del personale, richieste di assenza, accessi riservati e informazioni da consegnare a chi elabora le paghe. Nella valutazione conta vedere se persone con ruoli diversi completano questi compiti senza ricopiare dati, perdere una decisione o accedere a informazioni non necessarie.

Tra i nomi di soluzioni HR da valutare figurano Allibo, Altamira, Bizneo, Dipendenti in Cloud, Factorial, Fluida, Personio, Talentia, TeamSystem e Zucchetti. Tra gli altri nomi presenti nel settore ci sono Workday, SAP SuccessFactors e Oracle HCM Cloud: non è una classifica e la scelta dipende dai processi dell’impresa.

Il nome del prodotto, da solo, non chiarisce la copertura: verificate funzioni come rilevazione presenze, pianificazione dei turni, richieste ferie, portale dipendente e passaggio dei dati alle paghe. Fluida è associata alla gestione di presenze e assenze, mentre Workday è presentato con HCM e portale dipendenti.

Disegnare il percorso prima della demo

Seguite il percorso di una persona dall'ingresso in azienda a un cambio di mansione, fino alla cessazione del rapporto. Annotate chi inserisce i dati, chi li corregge e quali informazioni servono al consulente. Aggiungete una richiesta di ferie, una comunicazione di malattia e una variazione arrivata dopo la chiusura delle presenze: sono casi che richiedono percorsi distinti.

Usate dati fittizi concordati con il fornitore. Chiedete di mostrare anche un errore e la sua correzione: una dimostrazione con soli dati perfetti dice poco sul lavoro quotidiano.

Valutare la protezione dei dati nella configurazione

Prima di configurare il sistema, definite natura, contesto e portata dei trattamenti previsti: quali processi HR useranno i dati e per quali finalità. Valutate anche i rischi che possono derivarne per le persone e quali misure tecniche e organizzative possono ridurli. Sono elementi da considerare già in fase di progettazione, non soltanto dopo l’avvio.

Durante la demo, chiedete di mostrare quali impostazioni controllano quantità di dati raccolti, ampiezza del loro utilizzo, tempi di conservazione e accessibilità. Il criterio non è soltanto che i campi siano compilabili: per impostazione predefinita dovrebbe essere trattato solo ciò che serve a ciascuna finalità.

Verificate se le configurazioni consentono di adeguare le schede e le funzioni ai diversi processi. La prova chiarisce se il sistema può essere impostato in base alle esigenze di ciascun processo.

Chiarite come l’impresa documenta le attività di trattamento e può dimostrare la conformità delle proprie scelte. Il Comitato europeo per la protezione dei dati richiama sia la tenuta di un registro delle attività, sia l’integrazione della protezione dei dati negli strumenti e nelle diverse fasi del trattamento.

Nel quadro italiano, considerate il GDPR (Regolamento UE 2016/679) e il Garante per la protezione dei dati personali come riferimenti per la valutazione. Verificate come le configurazioni e la documentazione del prodotto supportano le scelte dell’impresa.

Una valutazione d’impatto può essere necessaria in determinate circostanze. Verificate se il trattamento previsto richiede questo approfondimento.

Dati chiave sul trattamento dei dati HR in Italia

Stabilire che cosa contiene l'anagrafica

Ogni campo dell'anagrafica dovrebbe avere uno scopo e un responsabile chiari. Separate dati identificativi, informazioni sul rapporto, recapiti necessari ai processi e documenti. Prima di aggiungere un campo libero, chiedete chi lo userà e per quale finalità.

Il principio di minimizzazione richiede di trattare solo i dati necessari. Dati corretti e aggiornati evitano inoltre errori quando vengono riutilizzati.

Decidete quale sistema è il riferimento per ciascun dato e come si risolvono le discordanze. Se un indirizzo compare sia nel gestionale HR sia nell'applicativo paghe, deve essere chiaro dove registrare la modifica e come trasmetterla. Un identificativo stabile aiuta a collegare i record senza affidarsi soltanto al nome della persona.

Trattare le assenze secondo il loro scopo

Per ferie e permessi gestiti con una richiesta interna, provate invio, decisione, modifica e sostituzione dell'approvatore. Verificate se l'esito aggiorna il calendario e che cosa arriva alle paghe. Le regole dipendono dal rapporto di lavoro e dalle procedure applicabili all'impresa: fatele definire da chi le amministra prima di configurare il prodotto.

La malattia richiede un percorso distinto. L'INPS mette a disposizione dei datori di lavoro e dei consulenti delegati la consultazione degli attestati di malattia; il certificato medico segue il proprio canale. Una comunicazione di malattia non va quindi trattata automaticamente come una richiesta di ferie da approvare, né la diagnosi va raccolta in un campo generico.

Anche l'informazione che una persona è assente per malattia può rivelare dati relativi alla salute. Un calendario condiviso può mostrare la copertura necessaria al reparto senza esporre a tutti la causale.

Provare i permessi con utenti diversi

HR, responsabili, dipendenti, amministratori tecnici e consulenti esterni hanno esigenze di accesso diverse. Chiedete una prova con account distinti: consultazione, modifica, ricerca, esportazione e visibilità degli allegati. Ripetete la prova dopo un cambio di ruolo e dopo la revoca dell'accesso.

Controllate anche notifiche e report. Un campo nascosto nella scheda può comparire altrove.

Se il fornitore tratta dati per conto dell'impresa, valutate il rapporto tra titolare e responsabile del trattamento e le condizioni contrattuali. Chiarite chi può accedere per assistenza, come sono gestiti eventuali altri fornitori e come vengono restituiti o cancellati i dati alla fine del servizio. La qualifica concreta di ciascun soggetto dipende dal servizio svolto.

Assegnare i ruoli in base al servizio

Per chiarire le responsabilità, partite da chi determina finalità e mezzi del trattamento: è il titolare. Distinguetelo da chi tratta i dati per conto del titolare e soltanto secondo le sue istruzioni: è il responsabile.

Se due o più soggetti determinano insieme finalità e mezzi, possono essere contitolari e devono definire le rispettive responsabilità. La valutazione va riferita al servizio effettivamente svolto.

Per eventuali sub-responsabili, verificate il flusso di responsabilità nell’ambito del servizio. Non confondete questi ruoli con le funzioni operative degli utenti HR.

Verificare il passaggio alle paghe

Per le imprese private, l'INPS descrive UNIEMENS come flusso delle denunce mensili relative ai lavoratori dipendenti. Questo non dimostra che un software HR produca o invii da solo una denuncia corretta. Chiedete al consulente o all'ufficio paghe quali dati servono a monte: variazioni anagrafiche, assenze, presenze e rettifiche possono seguire tempi e controlli diversi.

Con casi fittizi, confrontate il dato di partenza con quello ricevuto dall'applicativo paghe. Registrate campi mancanti, codici non riconosciuti, duplicati e correzioni tardive; stabilite chi risolve le anomalie prima della chiusura del periodo.

Se il passaggio avviene con un file, verificate formato e gestione degli errori. Se avviene tramite integrazione, chiedete come vengono segnalati gli aggiornamenti falliti e se sono disponibili API per collegare le applicazioni aziendali.

Prima di estendere il sistema a tutto il personale, concordate con HR, responsabili operativi e referente paghe chi gestisce ogni passaggio. Definite anche quale risultato ne dimostra il funzionamento.