CRM per le imprese

Un CRM aiuta l'impresa a seguire persone, aziende e trattative fino all'esito commerciale.

Per sceglierne uno, fate percorrere alle soluzioni candidate lo stesso caso: verificate se il team trova il contesto, aggiorna la prossima azione, interpreta i report e recupera i dati necessari fuori dal sistema.

Stabilire che cosa deve seguire il CRM

Descrivete il percorso commerciale: chi riceve una richiesta, quando diventa una trattativa, chi ne è responsabile e quale evento la chiude come vinta o persa. Se vendete ad aziende, distinguete la persona dall'organizzazione per cui lavora: la stessa azienda può avere più interlocutori e più trattative.

Definite anche il passaggio successivo alla vendita. Un'opportunità segnata come vinta non dimostra che il CRM gestisca la consegna del progetto o la fatturazione. Precisate quali informazioni servono al reparto destinatario e chi ne controlla il trasferimento.

Confrontare le soluzioni sullo stesso caso

Usate dati fittizi per rappresentare un'azienda già nota. Il referente cambia ruolo, un'altra persona partecipa alla decisione e la proposta viene aggiornata. Chiedete di mostrare il percorso nel piano e con i permessi previsti dall'offerta.

Per ogni risposta distinguete ciò che è stato mostrato, ciò che richiede configurazione e ciò che resta da verificare.

Passaggi per valutare un CRM sul caso reale in un'azienda italiana

Valutare il modello dei dati

Nel confronto, chiedete quali elementi del processo sono oggetti e quali sono semplici campi. In HubSpot, per esempio, oggetti, proprietà e associazioni costituiscono il modello dei dati; le associazioni collegano record dello stesso tipo o di tipi diversi e sono bidirezionali.

Verificate che questa struttura rappresenti le relazioni che vi servono, non solo le schermate della demo.

Controllate anche come il sistema evita i doppioni e consente di aggiungere informazioni specifiche. HubSpot deduplica i contatti tramite indirizzo e-mail e le aziende tramite dominio; per la maggior parte degli oggetti permette di creare proprietà personalizzate.

Se valutate oggetti personalizzati o altri tipi di oggetto, chiedete chi può attivarli e quali condizioni si applicano.

Verificare i report utili al processo

Non fermatevi alla presenza di una funzione chiamata “report”: provate una domanda che il responsabile commerciale deve affrontare davvero.

Zoho CRM offre oltre 40 report standard, modificabili, tra cui pipeline per fase, trattative in chiusura nel mese, affari persi e risultati per venditore. Verificate quali moduli e campi alimentano il report che vi interessa.

In Zoho CRM l'accesso ai report dipende dal permesso Reports and Dashboards assegnato nel profilo; gli amministratori dei moduli del team possono creare report per i propri moduli.

In Pipedrive, invece, spostare una trattativa in un'altra pipeline influisce su Insights: i report sull'avanzamento considerano gli spostamenti nella pipeline corrente. Se l'impresa usa processi distinti, provate anche questo caso.

Tre CRM da esaminare

HubSpot documenta contatti, aziende, trattative e associazioni tra record. Può essere una candidata se queste relazioni contano nel vostro processo.

Alcune funzionalità possono richiedere sottoscrizioni aggiuntive: verificate quali siano incluse nell'offerta proposta.

L'esportazione dei record scarica i valori correnti delle proprietà e le associazioni; per esportare tutti i record di un oggetto, la documentazione indica di aprire la vista corrispondente, compresa la vista “All”.

Pipedrive permette di seguire le trattative nelle fasi di una pipeline e di collegarvi attività. Ogni trattativa ha un solo contatto persona principale, ma altre persone possono essere aggiunte come partecipanti.

Se partecipano più interlocutori, fate mostrare dove compaiono e come vengono esportati. Attività, note e file collegati richiedono esportazioni separate.

Zoho CRM documenta report standard per aziende, contatti e trattative, che possono essere adattati. L'accesso ai report dipende dal permesso del profilo.

Per recuperare i dati distingue esportazione dei moduli, esportazione dei report e backup completo: chiedete quale percorso copre le informazioni necessarie nel vostro caso.

Queste descrizioni derivano dalla documentazione dei fornitori, non da una prova comparativa. La disponibilità effettiva di funzioni, permessi e capacità va confermata per l'offerta proposta.

Confronto tra HubSpot, Pipedrive e Zoho CRM su aspetti chiave per le imprese italiane

Funzionalità chiave dei CRM per le piccole e medie imprese italiane

Accertare chi può recuperare i dati

La prova di esportazione va fatta con un utente che rappresenti chi dovrà recuperare i dati, non soltanto con l'amministratore.

In HubSpot servono i permessi di esportazione e l'estrazione dei record comprende i valori correnti delle proprietà e le associazioni.

Le attività, come chiamate e note, seguono percorsi separati: chiedete a chi li userà di verificare che il risultato sia completo per il proprio compito.

Pipedrive consente di esportare in XLSX o CSV, ma l'utente vede soltanto i dati consentiti dal proprio gruppo o dalle proprie impostazioni di visibilità.

La vista elenco può combinare elementi diversi, mentre la sezione di esportazione scarica i dati per tipo di elemento. Queste differenze aiutano a capire se il recupero richiesto è praticabile con i ruoli previsti, senza basare la scelta su una prova svolta con accessi più ampi.

Arrivare a una scelta

Fate esaminare il caso a chi vende, a chi supervisiona le trattative e a chi userà i dati dopo la vendita.

Un report serve poco se richiede campi che il team non compilerà; una schermata chiara non compensa un collegamento indispensabile che manca.

Separate requisiti indispensabili e preferenze. Registrate il percorso dimostrato, i limiti accettati, il lavoro manuale e le risposte ancora necessarie.

Per l'offerta concreta chiarite configurazione, moduli, assistenza e condizioni di uscita prima dell'acquisto.

Usare i risultati per selezionare

Annotate per ogni requisito chi lo può soddisfare e con quali permessi: una relazione fra record, un report consultabile dal responsabile o un'esportazione accessibile a chi deve analizzare i dati.

Se la funzione dipende da un profilo, da una vista o dalla pipeline selezionata, fate ripetere la prova con le impostazioni che usereste davvero.

Così distinguete un limite della soluzione da una differenza di accesso o di configurazione.