CRM e vendite
Parte di CRM per le imprese
Valutare report e fasi commerciali
Definite fasi, filtri e conteggi prima di giudicare i report CRM; verificate salti, ritorni ed esiti con dati fittizi.
Per valutare i report di un CRM, definite prima che cosa significa ogni fase e quale domanda deve ricevere risposta. Un grafico delle opportunità per fase è utile solo se il team aggiorna le trattative con criteri coerenti e se filtri, date e regole di conteggio sono comprensibili.
Definire fasi osservabili
Date a ogni fase una condizione di ingresso. «Proposta inviata» è più verificabile di «trattativa avanzata» se il team sa quale invio registrare. Distinguete l'avanzamento dalle attività: una telefonata svolta non significa, da sola, che il cliente sia passato alla fase successiva. Definite gli esiti finali e chi può correggere uno stato errato.
Se usate pipeline diverse, stabilite quali fasi sono confrontabili prima di aggregare i risultati. In HubSpot le pipeline visualizzano i processi attraverso fasi che indicano dove si trova un record; la documentazione consiglia pipeline separate solo per processi con fasi diverse che richiedono pipeline distinte. Verificate che la configurazione proposta rispecchi questa indicazione.
Partire dalla domanda del responsabile
| Domanda | Definizione da concordare |
|---|---|
| Quante trattative sono aperte? | Stati inclusi, pipeline e momento a cui si riferisce il dato |
| Quante sono iniziate nel periodo? | Data di creazione oppure prima entrata in una fase |
| Quante sono avanzate? | Passaggi conteggiati, compresi salti e ritorni |
| Quante sono state vinte? | Data dell'esito, riaperture ed esclusioni |
| Dove si fermano? | Inizio del conteggio della permanenza e trattamento dei rientri |
Una fotografia delle opportunità aperte e un conteggio dei passaggi durante il mese rispondono a domande diverse. Anche una percentuale di conversione richiede un denominatore dichiarato. Riportate filtri, periodo e definizione accanto al report usato per decidere.
Verificare i casi che cambiano il numero
Preparate poche opportunità fittizie: una attraversa tutte le fasi, una ne salta una, una torna indietro, una viene persa e una cambia pipeline. Scrivete il risultato atteso prima di esaminare il report. Le differenze diventeranno domande precise sulla sua logica.
Pipedrive documenta un comportamento specifico del report Deal progress: se una trattativa torna dalla seconda alla prima fase, viene rappresentata nella prima. Il conteggio delle fasi attraversate può includere anche quelle saltate.
Quando una trattativa cambia pipeline, il report di avanzamento riflette solo i movimenti nella pipeline corrente. Controllate che la definizione sia adatta alla domanda che volete porre. Anche il numero di report Insights disponibili dipende dal piano.
Registrare l'esito
Per ogni report indispensabile conservate domanda, filtri, definizione dei campi, casi fittizi e differenze emerse nella dimostrazione. Se un numero non si spiega risalendo alle trattative incluse, lasciatelo da verificare. Se la regola è chiara ma i dati sono incompleti, il team deve correggere il modo in cui aggiorna le opportunità. Distinguete così un limite del report da un problema dei dati inseriti.
Metriche chiave per valutare i report CRM
- Numero di trattative aperte
- Da verificare con filtro data e stato
- Percentuale di conversione
- Denominatore dichiarato: trattative iniziate nel periodo
- Media permanenza per fase
- Calcolata dal primo ingresso alla uscita
