Ridurre licenze inutilizzate

Per ridurre le licenze inutilizzate, confrontate posti acquistati, assegnati e necessità di lavoro. Partite dagli account senza attività recente, ma chiedete al responsabile del processo se devono ancora svolgere compiti periodici o accedere a dati specifici. Solo dopo decidete se riassegnare il posto, ridurre la quantità contrattuale o mantenere un'eccezione motivata.

Separare tre numeri

Le licenze acquistate corrispondono alla quantità contrattuale. Le licenze assegnate indicano gli account abilitati secondo le regole del servizio. Le metriche d'uso mostrano l'attività osservata dal report. Nessuno dei tre numeri, da solo, prova che un posto sia superfluo.

In Microsoft 365 i report d'uso coprono generalmente gli ultimi 7, 30, 90 e 180 giorni, a seconda del servizio e dell'abbonamento; i dati possono arrivare in ritardo anche di 24–72 ore. I dati per periodi specifici potrebbero non essere ancora disponibili subito dopo l'inizio di un nuovo periodo.

Controllate la definizione del report e il periodo adatto al compito: una finestra breve può ingannare per un'attività trimestrale. La visibilità dei nomi degli utenti nei report dipende dai permessi e dai ruoli: alcuni ruoli non mostrano i dettagli utente.

Confronto tra licenze acquistate, assegnate e usate

Esaminare i candidati con il reparto

Preparate un elenco ristretto di account, entro i limiti dei dati consultabili: assegnatario, ruolo, prodotto, ultimo segnale disponibile, attività attesa e responsabile della conferma. Chiedete se la persona svolge compiti rari, sostituisce un collega, conserva una responsabilità amministrativa o deve recuperare lavoro. Valutate account di prova e invitati secondo le regole del prodotto.

Revocare il posto senza perdere il lavoro

Prima di revocare, identificate file, messaggi, casi aperti e collegamenti legati all'account. Assegnate le attività a chi subentra e chiarite quali dati restano accessibili. Consultate la documentazione del servizio per gli effetti della rimozione della licenza sui dati, prima di modificare l'account.

Registrate chi ha autorizzato la revoca, quando è avvenuta e a chi è stato assegnato il lavoro. Se la licenza è attribuita tramite un gruppo, controllate l'appartenenza e l'assegnazione effettiva.

Controllare l'effetto sulla fattura

Liberare un posto e smettere di pagarlo sono passaggi distinti. In Microsoft 365, rimuovere la licenza da un utente e ridurre le licenze acquistate sono operazioni separate. Per gli abbonamenti con account di fatturazione MCA, la documentazione limita la rimozione delle licenze acquistate a una finestra di sette giorni dall'acquisto o dal rinnovo; oltre, l'effetto economico va verificato alla scadenza.

Negli abbonamenti Atlassian interessati dalla fatturazione mensile sulla quantità massima, una rimozione durante il ciclo non riduce la quantità fatturata per quel ciclo; i posti liberati possono essere riutilizzati. Sono regole di abbonamenti specifici: controllate quantità fatturata, data efficace e fattura successiva prima di registrare il risparmio.

Ripetete la revisione secondo il ciclo scelto dall'impresa e dopo cambi di personale o di processo. Conservate tre esiti distinti: posti mantenuti con motivo, posti riassegnati e quantità contrattuale effettivamente ridotta.

Effetti economici della rimozione delle licenze