Selezione fornitori
Parte di Razionalizzare il parco software
Individuare strumenti con la stessa funzione
Come confrontare i compiti svolti da due applicazioni, trovare le vere sovrapposizioni e riconoscere le eccezioni che contano.
Confrontate il lavoro che gli strumenti permettono di completare, non la categoria del fornitore. Due applicazioni sono candidate al consolidamento se coprono per gli stessi gruppi una parte significativa dello stesso percorso. Individuate le differenze che contano nel lavoro quotidiano prima di scegliere quale conservare.
Passare dai prodotti ai compiti
Scegliete una famiglia di attività già svolta nell'impresa, per esempio la raccolta delle richieste interne. Per ogni applicazione annotate chi apre una richiesta, chi la prende in carico, come si decide, dove resta l'esito e quali informazioni passano ad altri reparti. Includete i passaggi fuori dal prodotto, come messaggi o fogli condivisi.
Un catalogo di applicazioni può suggerire prodotti da confrontare. Microsoft Defender for Cloud Apps filtra le applicazioni rilevate per categoria e utilizzo. Il rilevamento dipende dalle fonti configurate e dal catalogo riconosciuto: non determina se due strumenti siano intercambiabili. Un'applicazione poco visibile nel traffico potrebbe sostenere un lavoro periodico importante.
Rilevamento applicazioni in uso tramite Microsoft Defender for Cloud Apps
- Fonti configurate per il rilevamento
- Dipendono dalle policy aziendali e dalla connessione ai sistemi
- Catalogo riconosciuto
- Fornisce classificazione per categoria e utilizzo
- Applicazioni poco visibili nel traffico
- Possono sostenere processi periodici importanti
Confrontare lo stesso caso nei due strumenti
Descrivete un caso che entrambi dovrebbero coprire: arriva una richiesta incompleta, viene assegnata, corretta e chiusa; un secondo reparto deve poi leggere l'esito. Chiedete ai responsabili di ricostruire come avviene ogni passaggio in ciascuna applicazione. Partite da casi e schermate disponibili, distinguendo ciò che è documentato da ciò che resta da verificare.
| Passaggio | Domanda per entrambe le applicazioni |
|---|---|
| Ingresso | Chi crea il caso e quali dati sono obbligatori? |
| Decisione | Chi decide e come viene trattata un'assenza o un rifiuto? |
| Correzione | Dove si modifica il dato valido e chi vede la nuova versione? |
| Consegna | Che cosa riceve il reparto successivo? |
| Eccezione | Quale compito richiede ancora il secondo strumento? |
Annotate «coperto», «coperto con passaggio manuale» o «da verificare» per ciascun compito. La sovrapposizione riguarda solo la parte che entrambi coprono in modo utilizzabile. Se uno custodisce le approvazioni e l'altro soltanto le attività, una categoria uguale può nascondere lavori diversi.
Cercare le eccezioni
Chiedete a ogni gruppo quale attività perderebbe se l'applicazione venisse ritirata. Richiedete un esempio concreto: una regola particolare, un permesso, una ricerca storica o un collegamento con un altro sistema. Distinguete un'esigenza indispensabile da una preferenza d'interfaccia e verificate quando il compito si presenta. Un'attività trimestrale può sfuggire a un'osservazione breve.
Una differenza può essere coperta dallo strumento che resta, richiedere un passaggio manuale assegnato oppure giustificare il prodotto specializzato. Questa analisi definisce che cosa si perderebbe; la convenienza e la continuità richiedono decisioni successive.
Registrare un esito circoscritto
Concludete con una frase verificabile, per esempio: «Le due applicazioni coprono l'assegnazione delle richieste ordinarie, ma solo una gestisce l'approvazione usata dal reparto acquisti». Aggiungete chi conferma il caso e quale differenza resta da controllare. L'esito identifica una possibile sovrapposizione, senza presumere che dati, licenze e processi possano già essere eliminati.
