Software amministrativo

Per scegliere un software amministrativo, seguite il percorso dei dati: dalla fattura alla registrazione, al pagamento e alla consegna al consulente. Stabilite prima quali attività svolge l’impresa e quali lo studio. Una funzione conta solo se copre il passaggio e ne permette il controllo.

Definire il lavoro da coprire

Prendete un mese rappresentativo e annotate chi prepara i documenti, chi li verifica, dove si registrano le operazioni e chi risolve gli errori. Se la contabilità è tenuta dallo studio, verificate soprattutto la completezza dei dati consegnati. Se è tenuta in azienda, esaminate anche scritture, rettifiche e controlli.

Distinguere gli ambiti amministrativi

Nel perimetro amministrativo, distinguete la tenuta contabile dalle attività di amministrazione e finanza, che possono comprendere incassi e pagamenti. Se serve anche leggere costi e ricavi, verificate separatamente quali dati il programma rende disponibili per il controllo di gestione: sono ambiti funzionali diversi e possono coinvolgere persone differenti.

Considerate separatamente amministrazione e finanza, controllo di gestione e ciclo attivo e passivo. Stabilite quali flussi appartengono davvero all’impresa e quali risultati devono poter essere controllati.

Vantaggi e limiti della gestione contabile interna vs. esterna

Verificare i passaggi italiani

Per le fatture che devono transitare dal Sistema di Interscambio (SdI), l’invio dal programma non basta a stabilire l’esito. Verificate dove compaiono scarto, consegna o impossibilità di recapito e chi interviene quando serve. Chiedete come vengono acquisite le fatture ricevute e quali dati arrivano al consulente.

Esaminate separatamente la conservazione: quale servizio viene usato, quali documenti comprende, come se ne controlla l’acquisizione e come si recuperano. Scaricare un XML non chiarisce da solo questo percorso. Il consulente deve confermare i casi e gli adempimenti applicabili all’impresa.

Adempimenti fiscali obbligatori in Italia per le fatture elettroniche

Chiarire il perimetro delle fatture elettroniche

In Italia sono previsti obblighi di fatturazione elettronica per rapporti B2G, B2B e B2C. Per gli appalti pubblici sopra le soglie europee, le amministrazioni aggiudicatrici devono inoltre accettare e trattare fatture conformi allo standard europeo EN 16931. Nel collaudo, chiarite quindi quali flussi ricadono nel caso concreto dell’impresa e quali dati strutturati il software gestisce.

Non fermatevi alla creazione del file: controllate anche che il flusso mantenga informazioni utili a individuare il documento e a seguirne lo stato nei passaggi successivi. Per i casi applicabili, fate verificare allo specialista dell’impresa la conformità richiesta e chi deve intervenire se il documento non viene accettato o recapitato.

Attribuire i controlli sulle fatture soggette a bollo

Per le fatture elettroniche soggette a imposta di bollo, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione nel portale Fatture e corrispettivi dati organizzati nell’elenco A e nell’elenco B. Il primo non è modificabile; il secondo comprende anche fatture individuate dall’Agenzia pur senza l’indicazione del bollo. Verificate chi consulta questi elenchi e chi decide come gestire le segnalazioni.

Il contribuente può confermare l’integrazione proposta oppure rimuovere fatture che ritiene non soggette, fornendo le relative motivazioni in caso di eventuale verifica. Il flusso comprende inoltre il versamento periodico tramite modello F24. Nel test, distinguete la consultazione dei dati, la decisione del responsabile e la preparazione delle informazioni necessarie al pagamento, senza confondere questi passaggi con una configurazione fiscale generica.

Confrontare i prodotti sugli stessi casi

Chiedete di mostrare una fattura emessa, una ricevuta, una correzione e un pagamento parziale con dati di prova. Seguite ciascun caso fino alla registrazione o alla consegna allo studio. Annotate il risultato, l’intervento umano necessario e ciò che resta da verificare.

Per la banca, osservate come il programma tratta un movimento non abbinato. Per l’uscita dal sistema, aprite un’esportazione campione e controllate se identificativi e collegamenti consentono di ricostruire le operazioni fuori dal programma.

Prima della scelta, fate precisare al fornitore funzioni del piano proposto, permessi, assistenza e condizioni di esportazione.

Confronto tra software amministrativi per piccole imprese

Controlli essenziali prima di scegliere un software amministrativo

Controllare la riconciliazione bancaria

La riconciliazione confronta i movimenti dell’estratto conto con le registrazioni del conto banca nei libri contabili. Verificate che il programma renda distinguibili le righe dell’estratto importate dalle registrazioni interne e dai pagamenti ancora in sospeso: così si può capire quali elementi sono stati confrontati e quali richiedono attenzione.

Provate sia l’abbinamento automatico sia quello manuale, se disponibili. Nel confronto manuale, una riga dell’estratto può essere collegata a una o più registrazioni; il risultato deve rendere riconoscibili le righe abbinate. Questo controllo aiuta a individuare pagamenti mancanti e errori contabili, oltre a chiarire chi è responsabile della verifica delle eccezioni.

Seguite un movimento che resta senza corrispondenza e chiedete quale azione è richiesta all’operatore prima della registrazione o della chiusura del controllo. Se l’abbinamento non torna, l’eccezione deve restare visibile finché non viene chiarita: verificate in particolare che non scompaia tra i movimenti già trattati.