Integrazioni
Parte di Software per acquisti e fornitori
Testare il passaggio dei dati all'amministrazione
Uno scenario di prova per seguire ordine, ricezione e fattura fino all'amministrazione e rilevare differenze, errori e passaggi manuali.
Per testare il passaggio dei dati dagli acquisti all'amministrazione, concordate prima quali informazioni servono a chi controlla le fatture. Seguite poi un ordine di prova, una ricezione parziale e una fattura con una differenza. La prova deve mostrare quali dati arrivano, quali restano da verificare e chi corregge gli errori.
Concordare i dati attesi
Acquisti e amministrazione preparino insieme un elenco di identificativo del fornitore, riferimento dell'ordine, righe, quantità, prezzi, eventuali spese aggiuntive e imputazione interna. Per ogni campo indicate chi lo inserisce, quale sistema ne conserva il valore di riferimento e quando viene trasferito. L'ufficio che riceve i dati deve confermare il formato necessario.
Distinguete ordine, ricezione e fattura. Una riga ordinata può essere consegnata in parte; una fattura può contenere una voce assente dall'ordine. Dynamics 365 Finance documenta un confronto a due vie fra i prezzi della fattura e dell'ordine. Il confronto a tre vie verifica anche la quantità fatturata rispetto alle ricezioni associate. Queste verifiche richiedono impostazioni appropriate e non sono automaticamente presenti in altri prodotti.
Confronto tra verifica a due vie e a tre vie in Dynamics 365 Finance
- Verifica a due vie
- Confronta solo il prezzo della fattura con quello dell'ordine.
- Verifica a tre vie
- Verifica anche la quantità fatturata rispetto alle ricezioni associate. Richiede configurazione specifica.
Preparare il campione
Usate documenti fittizi con un ordine di due righe. Registrate una consegna completa per la prima e parziale per la seconda. Preparate una fattura con un prezzo diverso su una riga e una spesa aggiuntiva. Scrivete prima quali differenze devono restare aperte: un abbinamento automatico, da solo, non prova che la decisione sia corretta.
Durante la demo controllate:
- Se identificativi e righe dell'ordine arrivano nel sistema amministrativo senza essere ricopiati.
- Se la ricezione parziale resta distinta dalla quantità ancora attesa.
- Dove compaiono differenze di prezzo, quantità e spese aggiuntive.
- Chi può risolvere una differenza e quale traccia resta.
- Come viene corretto un invio fallito senza creare una registrazione duplicata.
Se il passaggio avviene tramite file, controllate nel file prodotto intestazioni, codici e righe. Se avviene tramite integrazione, fate mostrare stati di invio, errori e tentativi successivi. Un messaggio di trasferimento nel sistema acquisti non dimostra che quello destinatario abbia acquisito tutti i campi.
Confrontare i risultati con l'amministrazione
L'amministrazione confronti ciò che riceve con il campione atteso. Annotate differenze, responsabile della correzione e passaggi manuali. Chiedete anche come vengono trattate le fatture senza ordine: un buon percorso con ordine non copre automaticamente tutte le spese.
La prova riguarda la qualità del passaggio dei dati. Le regole di registrazione e gli eventuali adempimenti italiani vanno confermati dal referente amministrativo o dal consulente sui casi concreti dell'impresa.
