Testare riconciliazione e importazioni

Una prova di riconciliazione deve mostrare se i movimenti bancari vengono acquisiti correttamente e se gli abbinamenti sono spiegabili. Preparate un piccolo campione con gli esiti attesi già annotati: la percentuale di abbinamenti proposta dal programma, da sola, non misura la correttezza del risultato.

Preparare il campione

Con dati fittizi includete un incasso corrispondente a una fattura, un pagamento parziale, due importi uguali riferiti a soggetti diversi, una commissione e un movimento senza documento corrispondente. Aggiungete un trasferimento tra conti se fa parte del vostro lavoro. Per ogni riga indicate in anticipo l’abbinamento corretto o il motivo per cui deve restare da esaminare.

Chiedete quali modalità di acquisizione sono disponibili nella configurazione proposta: collegamento bancario, file o inserimento manuale. Per un collegamento verificate banca supportata, autorizzazioni, periodo coperto e gestione delle interruzioni. Per un file chiedete formato, campi richiesti e regole di importazione. La documentazione di Business Central, per esempio, descrive abbinamenti automatici e manuali; non dimostra che queste funzioni siano disponibili in altri prodotti.

Controllare l’importazione

Confrontate il numero delle righe di origine con quelle acquisite e verificate data, segno, importo, valuta, descrizione e conto. Ricaricate lo stesso campione in un ambiente di prova per vedere come vengono segnalati i possibili duplicati. Due movimenti con uguale data e importo possono comunque essere distinti: controllate anche i riferimenti disponibili.

Provate un file con un campo mancante. Chiedete se il sistema rifiuta il caricamento, mostra gli errori e permette di correggerli senza lasciare righe importate inosservate. Verificate inoltre se l’importazione può essere annullata e da chi.

Esaminare gli abbinamenti e le differenze

Passate alle righe con importi uguali e chiedete su quali dati si basa la proposta di abbinamento. Sul pagamento parziale verificate come resta visibile il residuo. La commissione e il movimento privo di documento devono poter essere trattati senza forzare un’associazione impropria.

Rimuovete un abbinamento errato e rifatelo. Chiedete quali registrazioni ne derivano, quali differenze restano aperte e che cosa vede il consulente. Un saldo che torna non spiega da solo ogni movimento. Registrate per ciascun caso la riga importata, la proposta del programma, la decisione dell’operatore e l’eventuale differenza residua.