Definire il sistema principale per ogni dato

Per ogni campo condiviso, definite quale sistema ne convalida il valore, dove si corregge e quali applicazioni ricevono gli aggiornamenti. La fonte può cambiare da un campo all’altro dello stesso record: per esempio, CRM per il referente commerciale e gestionale per il codice amministrativo, se questa ripartizione corrisponde al lavoro dell’impresa.

Quando due sistemi possono modificare lo stesso campo, stabilite in anticipo quale valore prevale e chi approva la correzione.

Separare record e campi

In una configurazione d’esempio, indicate il CRM come fonte autorevole per il referente commerciale e il gestionale per il codice amministrativo. Sono assegnazioni da verificare rispetto a chi inserisce e convalida quei dati nella vostra impresa, non regole valide per tutti.

Per denominazione e stato del rapporto, individuate il sistema che ne controlla la validità e chi approva le correzioni. Annotate anche quando il nuovo valore diventa efficace, così i destinatari sanno quale aggiornamento considerare valido.

Dare una direzione alle modifiche

Per ogni campo indicate la fonte e i sistemi destinatari, poi definite se gli aggiornamenti viaggiano in una sola direzione o in entrambe. Se ammettete modifiche da entrambi i lati, specificate quali cambiamenti ciascun sistema può proporre.

Con HubSpot data sync, la sincronizzazione tra HubSpot e un’app supportata può essere configurata in una direzione o in entrambe. Le mappature stabiliscono quali dati si sincronizzano, in quale direzione e come vengono gestiti i conflitti; alcune restano a senso unico per limiti dell’app collegata o perché il campo è di sola lettura.

Adottate come regola organizzativa che prevalga il valore del sistema designato come fonte per quel campo. Se una modifica arriva dalla copia, non consideratela valida finché il responsabile della fonte non l’ha approvata e registrata lì; il valore aggiornato viene poi trasmesso secondo la direzione concordata.

Verificate che il comportamento disponibile nella mappatura corrisponda alla regola scelta, senza presumere che una sincronizzazione bidirezionale risolva da sola due modifiche discordanti. Provate una modifica nella fonte, una nella copia e due modifiche in conflitto, annotando quale risultato attendete.

Riconoscere il record giusto

Prima di confrontare i valori, controllate che le applicazioni facciano riferimento allo stesso record. In HubSpot data sync, per impostazione predefinita si usano l’email per i contatti e il nome o il dominio per le aziende; per queste ultime verificate anche i casi con nomi simili o domini condivisi.

Registrare la decisione

Per ogni campo conservate significato, fonte autorevole, direzione, identificativo usato per associare il record, eventuale trasformazione e tempo atteso per l’aggiornamento. Indicate anche chi approva le correzioni e che cosa fare con un valore vuoto o rifiutato.

La decisione è utile quando chi produce il dato sa dove correggerlo e chi lo riceve sa quale sistema convalida il valore.