Evitare duplicazioni tra sistemi

Per evitare che il collegamento crei due schede per lo stesso soggetto, stabilite come riconoscere un record già presente, quando aggiornarlo e quando fermare una corrispondenza incerta. Conservate il legame tra gli identificativi di origine e destinazione dove i sistemi lo consentono. Il nome, da solo, può cambiare o riferirsi a soggetti diversi.

Definire che cosa è un duplicato

Due schede possono rappresentare lo stesso cliente; due ordini dello stesso cliente possono invece essere operazioni distinte. Definite il duplicato per ciascun tipo di record e separate la seconda scheda dal secondo effetto operativo.

Preparate casi con esito atteso: un record nuovo, uno già presente in entrambe le applicazioni, uno con nome simile a un altro e uno corretto dopo il primo invio. Fate esaminare le corrispondenze dubbie a chi conosce i dati prima di accorpare record.

Mantenere una corrispondenza

Usate una chiave del record di origine quando è disponibile e il destinatario può conservarla. Se entrambi i sistemi assegnano identificativi propri, mantenete una tabella verificabile che li colleghi. Un invio ripetuto deve ritrovare la destinazione già associata; quando manca il legame, applicate una regola concordata prima di creare una nuova scheda.

HubSpot documenta un’operazione API batch che crea o aggiorna record identificati da una proprietà univoca. Documenta inoltre la deduplicazione automatica dei contatti per indirizzo email e delle aziende per dominio, ma precisa che per le app di sincronizzazione dati HubSpot possono applicarsi regole personalizzate. Il comportamento può quindi variare a seconda del percorso utilizzato.

Verificate quindi il percorso usato: il comportamento visto in un’importazione non prova quello di una creazione via API.

Funzionalità di deduplicazione in HubSpot

Trattare ripetizioni e correzioni

Nei collegamenti basati su messaggi con consegna almeno una volta, lo stesso messaggio può arrivare più volte. La ripetizione deve trovare il record già collegato o essere riconosciuta come operazione già trattata, secondo le capacità della destinazione.

Distinguete una richiesta ripetuta da una modifica nuova. Una correzione dell’indirizzo deve raggiungere la scheda giusta; ricevere due volte la stessa correzione non dovrebbe crearne un’altra. Concordate quali campi possono essere aggiornati e quali richiedono una verifica prima di sovrascrivere un valore.

Riconciliare i casi dubbi

Confrontate origine, record collegati, nuove schede e casi sospesi. Aprite i casi incerti nei due sistemi: totali uguali possono nascondere collegamenti errati. Prima di fondere due schede, controllate attività, documenti e relazioni associate e verificate gli effetti della fusione nel prodotto usato. Registrate la causa del doppione e correggete la regola che lo ha generato.