Project management
Parte di Software di project management
Scegliere report utili alla consegna dei progetti
Come scegliere report di progetto che spiegano date, blocchi e lavoro residuo, con limiti documentati di Asana, monday.com e Jira Cloud.
Per una consegna, scegliete il report in base alla decisione: il resoconto sullo stato comunica se il progetto è nei tempi, a rischio o in ritardo; il Version Report di Jira Cloud stima la data di una versione; il Burndown Chart o lo Sprint Report rispondono a domande diverse sulla sprint. Un grafico delle attività completate, da solo, non chiarisce necessariamente quali lavori sono inclusi né quale scelta serve. Indicate il periodo dei dati e chi deve intervenire se la consegna è a rischio.
Partire dalla decisione
Considerate il prossimo incontro tra responsabile del progetto e destinatario della consegna. Una scheda breve può mostrare la tappa promessa, il lavoro ancora necessario, gli impedimenti e la decisione richiesta. Se ci sono più consegne, tenetele distinguibili: una percentuale unica può nascondere il ritardo di una tappa decisiva.
Definite anche «completato». Può indicare un compito svolto, un risultato approvato oppure un risultato accettato dal destinatario. Stabilite quale stato entra nel report e chi lo aggiorna; riportate la data dell'ultimo aggiornamento per distinguere un lavoro fermo da un resoconto non mantenuto.
| Domanda | Dato minimo | Controllo |
|---|---|---|
| La tappa è ancora consegnabile? | Data, lavoro residuo, impedimenti | Elementi esclusi e data dei dati |
| Che cosa richiede una decisione? | Blocco, conseguenza, responsabile | Percorso per risolverlo |
| È cambiato il perimetro? | Lavoro aggiunto, tolto o rinviato | Differenza dal piano approvato |
| Che cosa è già utilizzabile? | Tappa verificata e destinatario | Distinzione tra svolto e accettato |
Esaminare i report nei prodotti
Per aggiornare il destinatario, un resoconto sullo stato del progetto comunica se il lavoro è nei tempi, a rischio o in ritardo e quali sono i prossimi passaggi. In Asana, gli aggiornamenti di stato e le Dashboard possono affiancare dati delle attività alla spiegazione del responsabile; i Portfolio aiutano a monitorare progetti collegati.
Le Dashboard di Asana includono grafici personalizzabili: il grafico ad anello mostra attività completate, non completate e scadute, oltre a traguardi e approvazioni. Il grafico burn-up segue il completamento del lavoro nel tempo, mentre quello a barre può visualizzare le attività per sezione o campo personalizzato.
Per monday.com, valutate i cruscotti di progetto e verificate quali dati alimentano ciascun widget. Controllate che il report renda visibili le informazioni necessarie per la consegna.
Per una versione software, il Version Report di Jira Cloud mostra l'avanzamento, il lavoro stimato ancora da svolgere e una data di rilascio prevista in base al ritmo medio di avanzamento. È applicabile alle schede Scrum in spazi gestiti dall'azienda.
Nel catalogo Jira, il Burndown Chart mostra il lavoro totale residuo e la probabilità di raggiungere l'obiettivo della sprint; il Burnup Chart visualizza l'ambito della sprint e il lavoro residuo. Scegliete lo Sprint Report per vedere il lavoro completato o rinviato al backlog.
Per seguire il progresso di un'epic, l'Epic Report mostra nel tempo il lavoro incompleto e non stimato; l'Epic Burndown è una variante ottimizzata per i team Scrum che lavorano per sprint. I report classici Jira si basano sulla scheda aperta, mentre le dashboard Space insights usano dati dell'intero spazio e non sono limitate alla scheda o al relativo filtro.
Confronto tra report per la consegna dei progetti in Asana, monday.com e Jira Cloud
- AsanaDashboard personalizzabili con grafici ad anello (completate/non completate/scadute), burn-up, barre per sezione/campo personalizzato. Supporta aggiornamenti di stato e Portfolio per progetti collegati.
- monday.comCruscotti di progetto con widget che mostrano dati visibili per la consegna. Verificare che i dati alimentino correttamente i widget.
- Jira CloudVersion Report (avanzamento, lavoro stimato residuo, data prevista basata sulla velocità media), Burndown Chart (lavoro residuo e probabilità sprint), Burnup Chart (ambito e lavoro residuo), Epic Report e Sprint Report.
Vantaggi e limiti del Version Report in Jira Cloud
- VantaggiMostra avanzamento, lavoro stimato residuo e data di rilascio prevista basata sul ritmo medio. Include previsione ottimistica e pessimistica.
- LimitiDipende dalla mappatura delle colonne; include solo elementi corrispondenti al filtro salvato; esclude sottoattività. La data prevista può essere influenzata da cambiamenti di ambito non documentati.
Verificare un numero prima di usarlo
Preparate un progetto fittizio con una tappa completata, una in approvazione, un'attività in ritardo e una aggiunta dopo il piano iniziale. Annotate la risposta che il destinatario dovrebbe ricevere, poi generate il report nella configurazione proposta. Aprite gli elementi che compongono i totali e controllate filtri, stati, periodo e lavoro escluso.
Nel Version Report, verificate il filtro salvato della scheda: il report include solo gli elementi che corrispondono al filtro ed esclude le sottoattività. Lo stato dipende dalla mappatura delle colonne; il grafico può mostrare come è cambiato l'ambito della versione.
La data prevista dal Version Report dipende dalla velocità media e dal lavoro stimato ancora da completare; il report presenta anche una previsione ottimistica e una pessimistica. Prima di usarla per una promessa, controllate ciò che resta fuori dal perimetro e riportate l'aggiornamento più recente.
Se il report segnala un rischio, associate al dato una scelta e il suo responsabile: riassegnare il lavoro, chiedere un'approvazione, cambiare la tappa o dichiarare la data non confermata. Pochi report mantenuti e spiegabili sono più utili di molte visualizzazioni scollegate dalle consegne.
