Project management
Parte di Software per risorse umane
Richieste di assenza e approvazioni nei flussi HR
Come valutare richieste di assenza, approvazioni, correzioni e visibilità dei dati in un software HR.
Dalla certificazione telematica all'approvazione: chi fa cosa
Il certificato di malattia telematico arriva all'INPS ed è disponibile per gli aventi titolo tramite il servizio di consultazione degli attestati. I destinatari sono tre: il lavoratore interessato, il datore di lavoro e i consulenti del lavoro delegati. Ognuno vede gli attestati secondo le proprie competenze.
Il datore di lavoro e il consulente delegato consultano unicamente gli attestati dei propri lavoratori o dei dipendenti delle aziende che gestiscono in qualità di consulenti. Il perimetro di visibilità coincide con il rapporto di lavoro o con l'incarico.
In pratica la richiesta di assenza arriva prima dell'attestato: il dipendente comunica l'assenza, l'ufficio la registra e attende il protocollo per collegare la certificazione al periodo dichiarato. Il flusso si chiude quando la verifica restituisce un attestato coerente con le date comunicate.
Consultare e verificare gli attestati di malattia
I lavoratori accedono al servizio online di consultazione inserendo il numero di protocollo univoco del certificato e il codice fiscale associato. Per questa consultazione non è richiesta una specifica autenticazione.
I datori di lavoro e i consulenti del lavoro delegati accedono con le credenziali aziendali. Possono visualizzare e stampare gli attestati dei propri dipendenti o dei dipendenti delle aziende che gestiscono come consulenti.
Per il datore di lavoro sono consentiti diversi tipi di ricerca ed è possibile scaricare la lista degli attestati. È la funzione utile per riconciliare in blocco i certificati con le assenze registrate.
Il servizio è disponibile anche telefonicamente tramite il Contact center INPS, al numero 803 164 gratuito da rete fissa oppure 06 164164 da rete mobile.
Consultazione degli attestati: lavoratore vs datore di lavoro e consulente delegato
- LavoratoreAccede con numero di protocollo univoco del certificato e codice fiscale, senza autenticazione specifica. Consulta i propri attestati.
- Datore di lavoro e consulente delegatoAccede con credenziali aziendali. Visualizza e stampa gli attestati dei propri dipendenti o delle aziende gestite; può fare ricerche e scaricare la lista per la riconciliazione in blocco.
Validare l'assenza: richiamo alla disciplina di malattia
Indennità, decorrenza e massimali di malattia sono disciplinati dalle schede INPS e dai contratti collettivi. Qui rileva il collegamento tra esito dell'approvazione, attestato telematico e registrazione dell'assenza.
Elementi essenziali del flusso di approvazione per ferie, permessi e assenze
Il flusso copre richiesta e approvazione: il dipendente inserisce la richiesta, il responsabile la approva o la rifiuta. L'esito resta tracciato con data, riferimento del periodo e stato della richiesta.
Il tracciamento dei saldi mostra quante ferie, permessi o rol risultano maturati e goduti. Tenerli nel sistema evita di ricostruirli su fogli separati a ogni chiusura.
Le regole devono essere configurabili: politiche di maturazione e di assenza diverse per categoria, sede o tipo di contratto si impostano nel sistema senza modifiche al software.
La visibilità in tempo reale dice chi è assente oggi e chi lo sarà nei prossimi giorni. Serve per coprire turni e programmare il lavoro.
La reportistica su presenze e assenze alimenta la chiusura del periodo e il passaggio dei dati al payroll.
L'accesso mobile consente al dipendente di inviare la richiesta e al responsabile di approvarla anche fuori sede.
Modifiche e annullamenti: una richiesta già approvata deve poter essere corretta o annullata solo dal dipendente o dal responsabile, con tracciamento della variazione e riallineamento del saldo. Se la modifica incide su un turno già coperto, il sistema deve segnalare la necessità di una sostituzione e richiedere una nuova approvazione.
Gestione della sostituzione: quando l'assenza approvata richiede la sostituzione di una persona, il flusso deve collegare la richiesta al turno scoperto, indicare il sostituto e mantenere la comunicazione riservata agli aventi titolo. La sostituzione non modifica il saldo del dipendente assente, ma aggiorna la pianificazione.
Approvazione a più livelli: se il responsabile è assente o la richiesta supera una soglia configurata, il sistema deve instradare l'approvazione al livello successivo. Lo stato della richiesta e l'esito finale restano visibili.
Elementi essenziali del flusso di approvazione per ferie, permessi e assenze
- Richiesta e approvazione tracciateIl dipendente inserisce la richiesta, il responsabile l'approva o la rifiuta; esito registrato con data, periodo e stato.
- Tracciamento dei saldiFerie, permessi e rol maturati e goduti restano nel sistema, senza ricostruzioni su fogli separati.
- Regole configurabiliPolitiche di maturazione e assenza diverse per categoria, sede o contratto si impostano senza modifiche al software.
- Visibilità in tempo realeChi è assente oggi e chi lo sarà nei prossimi giorni, per coprire turni e programmare il lavoro.
- Reportistica su presenze e assenzeAlimenta la chiusura del periodo e il passaggio dei dati al payroll.
- Accesso mobileRichiesta e approvazione anche fuori sede.
- Modifiche e annullamentiSolo dal dipendente o dal responsabile, con variazione tracciata e riallineamento del saldo; se incide su un turno coperto, il sistema segnala la necessità di sostituzione e richiede nuova approvazione.
- Gestione della sostituzioneCollegamento al turno scoperto, indicazione del sostituto e comunicazione riservata agli aventi titolo; la sostituzione non modifica il saldo dell'assente.
- Approvazione a più livelliSe il responsabile è assente o si supera una soglia configurata, la richiesta va al livello successivo; stato ed esito restano visibili.
Privacy: bacheca, email e metadati nelle comunicazioni di assenza
Il Garante Privacy, con provvedimento del 18 giugno 2026, ha esaminato un reclamo presentato ai sensi dell'articolo 77 del Regolamento. La reclamante è una lavoratrice di SanitaService Asl Le s.r.l. Unipersonale, in servizio presso un Distretto Socio Sanitario della Provincia di Lecce.
Nel reclamo si rappresentava che in una bacheca aziendale, presso la sede di lavoro, era affissa copia di un'email su una sostituzione di turno causata dall'assenza della lavoratrice. Il provvedimento si è chiuso con un ammonimento.
La conseguenza operativa è netta: la comunicazione di un'assenza e delle sue ricadute organizzative non va affissa in bacheca né diffusa oltre chi deve organizzare il turno. Va indirizzata nominativamente agli aventi titolo.
Con il provvedimento n. 642 del 21 dicembre 2023 il Garante ha emanato il documento di indirizzo «Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati». È rivolto ai datori di lavoro pubblici e privati.
I metadati della posta elettronica, come orari di invio, destinatari e frequenza dei messaggi, permettono di ricostruire l'attività di una persona anche senza leggere il contenuto. Per questo il documento di indirizzo li tratta come dati da governare.
Privacy e comunicazioni di assenza: due tappe del Garante
- 21 dicembre 2023Provvedimento n. 642: documento di indirizzo su programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica e trattamento dei metadati nel contesto lavorativo.
- 18 giugno 2026Ammonimento nel caso SanitaService Asl Le s.r.l. Unipersonale: copia di un'email su una sostituzione di turno causata dall'assenza della lavoratrice era affissa in bacheca aziendale.
Checklist operativa per richieste e approvazioni
Attestato telematico coerente: il certificato deve corrispondere alle date di assenza comunicate dal dipendente.
Visibilità limitata agli aventi titolo: lavoratore, datore di lavoro e consulente delegato accedono secondo le rispettive competenze. Il datore vede solo gli attestati dei propri lavoratori.
Tracciamento dei saldi: ferie, permessi e rol vanno aggiornati a ogni approvazione, così restano allineati alla chiusura del periodo.
Comunicazioni riservate: nessuna assenza in bacheca o in email non protette. L'informazione resta a chi organizza il lavoro.
Modifiche e annullamenti tracciati: una richiesta approvata si corregge o si annulla solo con una variazione registrata e con il riallineamento del saldo.
Sostituzioni collegate al turno: se l'assenza impatta sulla pianificazione, il flusso deve indicare il sostituto e mantenere la comunicazione riservata.
Approvazione a più livelli: se previsto, il flusso instrada la richiesta al responsabile successivo e ne espone lo stato.
